• Dwanaście sposobów na skuteczne spotkanie

    Meeting, Time, Time Management, Mediapolis, Mediapolis Interactive

    - Albo się spotykamy, albo pracujemy – mawiał słynny guru managementu, Peter Drucker. Co roku tracimy ponad miesiąc na różnego rodzaju spotkania i narady, nieraz zupełnie zbędne. Zlikwidować je? Nie ma co na to liczyć. Oto dwanaście sposobów na skuteczne spotkanie.

    1. Organizuj zebranie tylko wtedy, kiedy jest naprawdę niezbędne

    Jedno zebranie na dwa jest zbędne, jedno na  cztery można zastąpić konferencją telefoniczną, lub pocztą elektroniczną – uważają specjaliści.

    Ja osobiście wolę permanentny kontakt z moimi współpracownikami na Skype w ciągu dnia (uwaga, warto poznać techniki pisania na Skype), lub – kiedy jest to niezbędne – tzw. „conf call” na Skype, z włączoną funkcją wideo.

    Nieraz korzystam w czasie spotkania na Skype z funkcji „Pokaż pulpit”, która pozwala na prezentację na odległość pulpitu mojego laptopa. Uczestnicy zebrania mogą wówczas udostępniać innym pulpit swojego komputerra, dokumenty w Word lub Power Point (lub Keynote dla użytkowników Apple).

    2. Zastąp zebranie w realu… dokumentem  w serwisie Google Dokumenty

    Używam tej aplikacji od 2005 r. w sposób regularny i systematyczny. Dla niektórych spotkań, tworzę dokument z agendą i tematami spotkania, wysyłam zaproszenie do uczestników spotkania i proszę o komentarze.

    Z mojego doświadczenia wynika, że pierwszym problemem jest tu brak komentarzy (ludzie nie mają pomysłów, albo nie chcą ich otwarcie formułować) i uczestnictwo osób w wieku powyżej 35-40 lat.

    Moi starsi współpracownicy często nie rozumieją, że jest łatwiej, niż w realu i mają problemy ze zrozumieniem jak działa Google Dokumenty.

    Drugi problem jest czysto techniczny: blokady wybranych stron internetowych, jak Google Dokumenty,  w korporacjach, które są klientami Mediapolis. I wtedy nic nie można zrobić.

    3. Jeżeli musisz zwołać zebranie, przygotuj wcześniej jego porządek

    Czas trwania dobrego spotkania nie powinien przekraczać 60 min. Inaczej często przestaje być owocne, bo wszyscy są zmęczeni, zaczynają ziewać i patrzeć na zegarki.

    Z reguły, 80% pracy powinno odbyć się przed spotkaniem lub naradą: trzeba zrobić plan, zwany również agendą, pogrupować problemy w bloki tematyczne, wyznaczyć limity czasu dla każdego z nich, określić konkretne cele zebrania.

    Obowiązkowo, trzeba przesłać agendę i cele spotkania do uczestników, pocztą elektroniczną lub przez Google Dokumenty, by mogli się przygotować merytorycznie. Nie robimy tego w przypadku np. regularnych spotkań, których porządek jest taki sam.

    Z mojego doświadczenia, warto zwrócić uwagę na dwie rzeczy:

    • Jeśli zrobisz to w ostatniej chwili, uczestnicy spotkania nie zdążą się przygotować, co oznacza, że w czasie zebrania nic nie będą mówić.
    • Jeśli powierzysz prowadzenie spotkania osobie, która powinna być „gospodarzem” tematu ze wzglęgu na swój zakres obowiązków lub fakt prowadzenia projektu w charakterze Account Managera lub Project Managera, a która nie ma doświadczenia w prowadzeniu spotkań, możesz mieć problem. Niedoświadczeni menedżerowie nie panują ani nad agendą, ani nad tematem, ani nad czasem. Jeśli to zauważycie, nie wahajcie się: trzeba im wpaść w słowo i przejąć inicjatywę, inaczej zebranie skończy się porażką.

    4. Ogranicz liczbę uczestników do minimum

    Im więcej uczestników, tym dłuższe spotkanie. Staraj się zaprosić tylko tych, którzy są zainteresowani tematem spotkania, uważając przy tym, by nikogo nie urazić.

    Na zebraniach, problemem mogą okazać się „szpanerzy” („Długo o tym myślałam”) i „lanserzy” („Byłem na bardzo ważnym spotkaniu z klientem…”). Trzeba ich szybko zidentyfikować i dyskretnie wygasić, bo mogą spowolnić dynamikę zebrania. Poza tym nieraz bywają irytujący dla tych, którzy przejrzeli ich gierki.

    5. Zdyscyplinuj uczestników zebrania

    Niestety, w Rosji, Europie Wschodniej i Centralnej oraz w krajach romańskich Europy Zachodniej (Francja, Włochy, Hiszpania, Portugalia), zebrania – a nawet konferencje – zaczynają się często z opóźnieniem.

    Można to ograniczyć wprowadzając symboliczne kary pieniężne za spóźnienia: 1 zł za każdą minutę po czasie. To działa rewelacyjnie! Sugeruję wyznaczenie fajnego celu zakupu za pieniądze za spóźnienia, np. ekspres do kawy. Tak zrobiliśmy w Mediapolis.

    6. Wyznacz od początku „osobę-zegarynkę”

    Będzie ona czuwać nad czasem i przypominać która jest godzina.

    Dla gaduł można przewidzieć „żółtą kartkę” (na facetów to działa), albo, jak w Unileverze, zainstalować na stole konferencyjnym kolorowe lampki, które uczestnicy wyłączają kiedy zaczynają się nudzić.

    Istnieją już aplikacje na iPhone i Androida, które liczą ile kosztuje dane spotkanie. Nie są one automatyczne, trzeba wprowadzić wartość godziny pracy uczestników zebrania. Koszt spotkania wyświetla się na bieżąco na monitorze smartfona lub tableta, którego można ustawić w pionie tak, by wszyscy uczestnicy spotkania mogli go widzieć.

    7. Zlikwiduj krzesła

    Zebranie siedzące trwa 30% czasu dłużej niż stojące. W prestiżowym francuskim dzienniku „Le Monde” obowiązuje reguła: „Pomysły zamiast krzeseł” – wszystkie spotkania redakcyjne odbywają się na stojąco.

    Ta formuła pasuje jednak  lepiej do spotkań informacyjnych i kolegiów redakcyjnych, niż do burzy mózgów, które trwają nawet do 2 godzin.

    8. Staraj się ograniczyć rozmowy towarzyskie i dygresje

    Trudniej zapanować nad przebiegiem spotkania, gdy niektórzy dyskutują  w podgrupach, albo odbiegają od głównego tematu. To zwalnia rytm. A żywe tempo spotkania sprzyja twórczej atmosferze.

    9. Wprowadź regułę: „Proponujesz-realizujesz”

    Ograniczy to słowne „popisówki”. Skuteczną metodą okazuje się też krótka jednostronicowa  notatka z zebrania przypominająca jej temat, kto co proponował, kto co realizuje i kiedy.

    Można umieścić notatki w Google Dokumenty i udostępnić ją uczestnikom zebrania. To lepsze niż mail, bo pozwala na zaoszczędzenie czasu.

    10. Notatka ze spotkania

    Przed spotkaniem wyznacz osobę do sporządzenia notatki ze spotkania (temat, kto co proponował, kto co realizuje i kiedy).

    Nie wszyscy wiedzą jak napisać taką notatkę. Trzeba dla nich przygotować wzór, przykłady notatek i ściągę jak pisać dobre notatki.

    11. Ostatnia deska ratunku – sekretarka

    To dotyczy spotkań, które się przeciągają, a z których nie można wyjść. Jeśli masz sekretarkę, pamiętaj, że może ona wejść do sali lub przedzwonić w ustalonym momencie przypominając, że  już czas na następne spotkanie. Przykro Ci, przepraszasz i wychodzisz. Ta metoda powinna być używana bardzo rzadko.

    12. Jeśli nic Ci nie wychodzi, idź na szkolenie

    Propozycji seminariów nt. zebrań nie brakuje, poradników też nie, np. „Taktyka prowadzenia spotkań” Davida Martina. Ale najdroższe szkolenia wcale nie muszą być najlepsze. Ich koszt powinien być adekwatny do korzyści jakà możemy osiągnąć.

    Facebook Twitter Wykop E-mail Drukuj Share
    Ten wpis został opublikowany w kategorii Management i oznaczony tagami , , , , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

    Informacje o Krzysztof Urbanowicz

    Krzysztof Urbanowicz, prezes Mediapolis, agencji Custom Publishing, i Mediapolis Interactive, agencji interaktywnej, autor bloga Media Cafe Polska o nowych i tradycyjnych mediach.

3 odpowiedzi na „Dwanaście sposobów na skuteczne spotkanie

  1. Ciekawy tekst i dobre podsumowanie. Jeśli Skype już nie będzie dawał rady (w końcu ma swoje ograniczenia wynikające z ilości osób, które mogą rownocześnie widzieć dzielony ekran) proponuję się przerzucić na programy do spotkan onlline (niektóre są prawie darmowe). Jakośc pracy dużo lepsza niż na Skypie. 

  2. Krzysztof Urbanowicz pisze:

    Dziękuję za komentarz. Potwierdzam, że programy do spotkań online to dobra alternatywa dla Skype. Czy zna Pani jakieś programy warte polecenia? 

  3. Tak, rzeczywiście znam. Piszę o nich na swoim blogu, na który zapraszam. 
    Ze względu na stosunek jakości do dostępności w Polsce polecam (w j. polskim) ClickMeeting i Spreed. W j. angielskim: Webex Meeting, Adobe Connect Now, GoToMeeting. 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*